Cennik systemu WMS - licencja, wdrożenie i opieka serwisowa

Autor: Adam Siemiątkowski, SoftwareStudio Group Sp. z o.o.

Pytanie o cenę systemu WMS pada zwykle na pierwszym spotkaniu, a odpowiedź „to zależy" niczego nie wyjaśnia. Zależy rzeczywiście, tylko od rzeczy policzalnych: od liczby osób pracujących w systemie, od liczby stref i procesów w magazynie oraz od tego, czy trzeba połączyć WMS z istniejącym systemem ERP. Poniższe zestawienie rozkłada wycenę na składniki, które da się oszacować przed rozmową handlową.

Ceny mają charakter katalogowy i są wartościami netto w złotych polskich. Do każdej należy doliczyć podatek VAT w wysokości 23 procent. Stan na wrzesień 2026 roku.

Trzy składniki wyceny systemu WMS

Wycena opiera się na trzech niezależnych pozycjach: licencji na oprogramowanie, jednorazowych pracach wdrożeniowych oraz opiece serwisowej w kolejnych latach eksploatacji. Rozdzielenie tych elementów pozwala porównywać oferty na tym samym poziomie i planować budżet w podziale na nakład inwestycyjny i koszt bieżący.

Stawka 250,00 PLN za godzinę obowiązuje jednolicie dla wszystkich rodzajów prac projektowych. Nie stosujemy odrębnych stawek dla analityka, programisty i wdrożeniowca, co upraszcza kosztorys i eliminuje spory o kwalifikację poszczególnych zadań. Pakiet dnia roboczego w cenie 2 000,00 PLN stosowany jest w dłuższych umowach utrzymaniowych rozliczanych w man-days.

Co nie podnosi ceny licencji

Liczba dokumentów, urządzeń, pozycji asortymentowych ani lokalizacji magazynowych nie wpływa na cenę licencji. Jedynym parametrem licencyjnym pozostaje liczba użytkowników, a w wariancie Procesor również ona nie podlega limitowi. Ma to praktyczne znaczenie dla firm planujących rozwój: rozbudowa magazynu o kolejne strefy czy zwiększenie liczby indeksów nie generuje dodatkowej opłaty licencyjnej.

Licencja w modelu abonamentowym

Studio WMS.net udostępniany jest w modelu abonamentowym SaaS. Opłata obejmuje hosting w chmurze SoftwareStudio, licencje Microsoft Windows Server i SQL Server, kopie bezpieczeństwa oraz aktualizacje w ramach Software Maintenance, więc zamawiający nie ponosi kosztów infrastruktury. Wariant dobierany jest do liczby użytkowników i zakresu integracji.

Rozliczenie prowadzone jest w cyklu miesięcznym, a umowy zawierane zwykle na 12 miesięcy. Do kwot należy doliczyć 23% VAT, więc abonament wariantu Standard wynosi 1 968,00 PLN brutto miesięcznie. Próg opłacalności między wariantami przebiega tam, gdzie kończy się limit osób: zespół liczący ponad 25 użytkowników przechodzi na wariant Procesor niezależnie od zakresu funkcji.

Jedna uwaga waży tu więcej niż różnica w cenie. Wariant Basic nie obsługuje kodów kreskowych i QR na urządzeniach mobilnych, przez co nie nadaje się do wdrożeń magazynowych opartych na skanowaniu. Magazyn, w którym magazynierzy potwierdzają operacje terminalem, wymaga wariantu Standard lub Procesor niezależnie od liczby osób.

Kiedy wybrać wariant bez limitu użytkowników

Wariant Procesor sprawdza się wszędzie tam, gdzie występuje praca zmianowa, integracja ze sprzętem zewnętrznym albo liczna grupa pracowników korzystających z systemu okazjonalnie: magazynierzy na kilku zmianach, pracownicy produkcji zgłaszający pobrania, obsługa bramy. Liczenie pojedynczych kont przestaje mieć sens ekonomiczny już przy kilkudziesięciu osobach. Ten sam wariant dopuszcza instalację systemu na serwerze zamawiającego, jeśli polityka firmy wyklucza przechowywanie danych poza jej infrastrukturą.

Abonament czy licencja wieczysta

Dla wdrożeń dedykowanych oraz dla firm, które nie akceptują modelu abonamentowego, dostępna jest licencja wieczysta na platformie StudioSystemGT - jednorazowa opłata od 36 000,00 PLN netto uzupełniona rocznym Software Maintenance w wysokości 20 procent wartości licencji. Model abonamentowy obniża próg wejścia i przenosi koszt infrastruktury na dostawcę, natomiast po trzech, czterech latach eksploatacji suma abonamentów przewyższa jednorazową licencję. Wybór zależy od horyzontu inwestycyjnego i polityki księgowej: abonament trafia w koszty operacyjne, licencja wieczysta w środki trwałe.

Koszt wdrożenia systemu WMS

Wdrożenie wyceniane jest indywidualnie po analizie zakresu, natomiast dotychczasowe realizacje układają się w powtarzalne przedziały. Poniższe widełki służą do wstępnego szacowania budżetu, zanim powstanie wycena wiążąca.

Różnica między pierwszym a trzecim wierszem nie wynika z wielkości hali, lecz z liczby procesów do odwzorowania. Operator logistyczny prowadzi ewidencję osobno dla każdego zleceniodawcy, udostępnia im panel internetowy i nalicza opłaty za wykonane operacje - to trzy odrębne obszary konfiguracji, których magazyn obsługujący towar własny w ogóle nie uruchamia.

Katalog prac wdrożeniowych

Kosztorys powstaje pozycja po pozycji, a wartość każdej wynika z pracochłonności pomnożonej przez stawkę 250,00 PLN za godzinę. Poniżej pozycje, które najczęściej pojawiają się w projektach magazynowych.

Analizę przedwdrożeniową można zamówić jako odrębną usługę, niezależnie od decyzji o wdrożeniu. Zamawiający otrzymuje wtedy specyfikację funkcjonalną, którą wolno mu wykorzystać także w rozmowach z innymi dostawcami. Przy kontynuacji współpracy wartość analizy zaliczana jest na poczet wdrożenia.

Opieka serwisowa po uruchomieniu

Pakiet serwisowy w pierwszym roku eksploatacji przewidziany jest w każdej ofercie wdrożeniowej. Obejmuje korekty konfiguracji, dodatkowe raporty, nowe reguły i konsultacje dla administratora po stronie zamawiającego.

Warto rozróżnić dwie rzeczy, bo bywa to źródłem nieporozumień przy porównywaniu ofert. Zgłoszenia awarii blokujących pracę systemu obsługiwane są w ramach abonamentu SaaS bez dodatkowej opłaty. Pakiet serwisowy dotyczy prac rozwojowych i zmian konfiguracyjnych, a nie usuwania błędów oprogramowania. Godziny niewykorzystane w danym roku nie przechodzą na rok następny, choć w umowach długoterminowych dopuszczalne jest rozliczenie kwartalne.

Koszty po stronie zamawiającego

Poniższe pozycje nie wchodzą do oferty. Wskazujemy je na etapie planowania budżetu, żeby uniknąć niespodzianek po podpisaniu umowy.

• Terminale mobilne i kolektory danych wraz z osprzętem.
• Drukarki etykiet, materiały eksploatacyjne oraz etykiety odporne na warunki przemysłowe.
• Infrastruktura sieci bezprzewodowej w halach magazynowych.
• Licencje Power BI, jeśli raportowanie ma powstać w tym narzędziu.
• Licencje i prace po stronie dostawcy systemu ERP przy integracji.
• Przy instalacji na serwerze zamawiającego - licencje Windows Server i Microsoft SQL Server, sprzęt serwerowy, administracja systemem operacyjnym oraz kopie bezpieczeństwa infrastruktury. W modelu abonamentowym wszystkie te elementy pokrywa opłata licencyjna.

Poza zakresem prac pozostaje digitalizacja dokumentacji papierowej oraz przygotowanie treści merytorycznych do baz wiedzy.

Studio WMS.net

Sekcja Magazyn - Rozliczanie kosztów

Ile kosztuje magazyn w pierwszym i kolejnych latach

Przykład dotyczy magazynu wielostrefowego, w którym magazynierzy pracują na terminalach, a system wymienia dokumenty z ERP. Wdrożenie takiego zakresu mieści się w przedziale 240-400 godzin, w wyliczeniu przyjęto środek widełek. Zespół liczy do 25 osób, więc wystarcza wariant Standard.

Zestawienie pokazuje proporcję, którą łatwo przeoczyć przy porównywaniu ofert: nakład pierwszego roku przewyższa koszt utrzymania blisko czterokrotnie, a od drugiego roku budżet spada do poziomu licencji i pakietu serwisowego. Przy zespole przekraczającym 25 osób licencję zastępuje wariant Procesor, co podnosi koszt roczny do 42 000,00 PLN. Dolna granica widełek wdrożeniowych nie jest ceną gwarantowaną - wycena wiążąca powstaje po analizie przedwdrożeniowej, która pokazuje rzeczywistą liczbę procesów do odwzorowania.

Zasady handlowe

Ceny podane na tej stronie mają charakter katalogowy. Wycena wiążąca powstaje po analizie przedwdrożeniowej, a oferty wystawiane są z terminem ważności wynoszącym zwykle 30-45 dni.

• Wszystkie kwoty są wartościami netto w złotych polskich, powiększanymi o podatek VAT w wysokości 23 procent.
• Wdrożenia rozliczane są etapami zgodnie z harmonogramem: po odbiorze analizy, po uruchomieniu środowiska testowego oraz po starcie produkcyjnym.
• Abonament licencyjny fakturowany jest miesięcznie, a pierwsza faktura wystawiana w miesiącu uruchomienia produkcyjnego. Umowy zawierane są zwykle na 12 miesięcy.
• Software Maintenance dla licencji wieczystej fakturowany jest rocznie z góry. Rezygnacja z niego nie odbiera prawa do korzystania z systemu, wstrzymuje natomiast aktualizacje i poprawki bezpieczeństwa.
• Przy umowach wieloletnich stosowana jest waloryzacja abonamentu, zwykle raz w roku, o wskaźnik uzgodniony w umowie. Wcześniejsze rozwiązanie umowy wymaga wypowiedzenia liczonego w pełnych miesiącach.

Wycenę uwzględniającą liczbę użytkowników i zakres wdrożenia przygotowujemy indywidualnie. Można ją zamówić pod adresem kontakt@softwarestudio.com.pl lub telefonicznie pod numerem +48 533 322 626. Prezentacja zdalna trwająca około godziny i dostęp do wersji demonstracyjnej są bezpłatne, więc zakres funkcji da się porównać z procesami własnego magazynu jeszcze przed rozmową o budżecie.